Mail Guard

Outlook har en funktion, der hedder auto-complete - den hjælper med at udfylde mailadressen på dem, du vil sende til. Nogen gange kan der dog ske det, at man pr. automatik accepterer, hvad Outlook foreslår som mailadresse - med det resultat, at man kan komme til at sende en fortrolig mail til den forkerte modtager.

Det er Datatilsynet selvsagt ikke glade for, og de foreslår faktisk, at man helt slår auto-complete fra, hvilket dog er en temmelig drastisk beslutning.

Mail Guard fra DPG er en tjeneste på serveren, der hindrer, at du kommer til at sende mail til personer uden for organisationen, f.eks. fordi Outlook har "hjulpet" med at udfylde mailadressen for dig. For at undgå, at adresser på ofte benyttede samarbejdspartnere uden for organisationen skal godkendes hver gang, indeholder Mail Guard mulighed for at oprette en liste over personer eller organisationer, der er forhåndsgodkendt af jeres organisation - en såkaldt 'whitelist'.

Læs mere om DPG Mail Guard her: DPG website.

DPG Outlook Office Addin understøtter Mail Guard på følgende måde:

1. Opret en ny mail, hvor mindst én af modtagerne ikke er en del af din organisation.

   

2. Åbn DPG Addin:

   

   Læg mærke til, at der i Sikker post-fanen vises Mail Guard-ikoner for hver modtager. Skjoldet med det røde kryds betyder, at mailen til den pågældende modtager vil blive afvist af Mail Guard, når du sender mailen. Når du holder musen over hvert enkelt Mail Guard-ikon, kan du se flere oplysninger.

   Hvis ikonet er et skjold med rødt kryds, skal du klikke på det for at godkende det i Mail Guard, hvis du er sikker på at det er den rigtige modtager. Ikonet skifter til et skjold med grønt hak i.

   Hvis der er mange modtagere, der ikke vil blive godkendt af Mail Guard, kan du vælge knappen Flere handlinger:

   

   Vælg Godkend alle mailadresser for at fjerne alle de røde ikoner på én gang.

   Det er også muligt at vælge Fjern alle TLS-mailadresser.

Du kan nu sende mailen til de godkendte modtagere.

Hvis du vælger at sende mailen ved hjælp af Send-knappen i mailen, selv om der er ikke-godkendte modtagere iblandt, viser DPG Addin følgende besked:

Du kan nu vælge:

• Send alligevel: Dette sender mailen uden om Mail Guard og uden om DPG i det hele taget - hvilket ikke anbefales. Knappen indsættes automatisk af Microsoft.
• Åbn DPG Addin: Dette åbner DPG Addin, hvor du kan foretage godkendelser eller fjerne modtagere som beskrevet ovenfor. Det vil typisk være denne knap, du skal vælge.
• Send ikke: Lukker meddelelsen uden at sende mailen. Knappen indsættes automatisk af Microsoft.